Sao lưu thông tin tài chính gia đình là lập một danh sách gom về một chỗ: các tài khoản ngân hàng và ví đang dùng, khoản tiết kiệm, khoản vay, hợp đồng bảo hiểm, giấy tờ nhà đất, và cách liên hệ từng nơi. Danh sách này ghi nơi có tiền và cách tìm đến, không ghi mật khẩu hay mã PIN.
Nó cần có vì tiền ngày nay "vô hình": nằm trong ứng dụng trên một chiếc điện thoại có khoá. Khi người quản lý tiền trong nhà ốm nặng, mất điện thoại hay qua đời đột ngột, những người còn lại thường không biết có bao nhiêu tài khoản, ở ngân hàng nào, khoản vay nào sắp đến hạn. Một cuốn sổ cất đúng chỗ, có một hai người tin cậy biết, giải quyết được phần lớn chuyện đó.
Vì sao tiền số làm gia đình dễ "lạc" tài sản hơn
Thời mọi người còn giữ sổ tiết kiệm giấy, thẻ bảo hiểm và hợp đồng in, tài sản của một gia đình nằm trong một ngăn kéo. Ai mở ngăn kéo cũng thấy. Ngày nay một người có thể có hai ba tài khoản thanh toán, vài khoản tiết kiệm gửi trực tuyến, một ví điện tử, một hợp đồng bảo hiểm mua qua ứng dụng, một khoản trả góp điện thoại. Không cái nào để lại giấy tờ ở nhà.
Hậu quả thấy rõ khi có biến cố. Người thân không biết tài khoản nào tồn tại nên không biết phải hỏi ngân hàng nào. Hợp đồng bảo hiểm có quyền lợi nhưng không ai biết để yêu cầu chi trả. Khoản vay tiếp tục tính lãi phạt vì không ai trả đúng hạn. Các khoản phí định kỳ tiếp tục bị trừ.
Tiền không biến mất: nó vẫn nằm ở ngân hàng, công ty bảo hiểm. Nhưng để người có quyền nhận được, họ phải biết nó tồn tại và có giấy tờ chứng minh quyền của mình. Sổ tay tài chính gia đình không thay thế các thủ tục pháp lý; nó chỉ trả lời câu hỏi đầu tiên và khó nhất: tiền đang ở đâu.
Sổ tay ghi những gì: bảng mục và mức chi tiết vừa đủ
Mục tiêu là đủ để người khác lần ra, không đủ để kẻ gian dùng được. Bảng dưới gợi ý mức chi tiết cho từng loại:
| Loại | Nên ghi | Không ghi |
|---|---|---|
| Tài khoản thanh toán | Tên ngân hàng, chi nhánh mở, bốn số cuối tài khoản, mục đích dùng | Số tài khoản đầy đủ kèm mật khẩu, mã PIN |
| Tiền gửi tiết kiệm | Ngân hàng, hình thức gửi (tại quầy hay trực tuyến), kỳ hạn, nơi để sổ hoặc giấy xác nhận | Mật khẩu ứng dụng |
| Ví điện tử, tài khoản chứng khoán | Tên dịch vụ, số điện thoại đăng ký, ước lượng số dư | Mã đăng nhập, câu hỏi bảo mật |
| Khoản vay, trả góp | Bên cho vay, ngày đến hạn hằng tháng, ngày tất toán dự kiến | Ảnh chụp căn cước |
| Bảo hiểm | Công ty, loại hợp đồng, người thụ hưởng, nơi để hợp đồng | Bản sao toàn bộ hồ sơ sức khoẻ |
| Giấy tờ nhà đất, xe | Loại giấy, đứng tên ai, nơi cất bản gốc | Bản gốc kẹp luôn vào sổ |
| Khoản phải thu, cho mượn | Ai mượn, bao nhiêu, có giấy hay tin nhắn xác nhận không | Lời bình luận cá nhân |
Thêm một trang "liên hệ": số tổng đài chính thức của từng ngân hàng, công ty bảo hiểm, người môi giới hoặc nhân viên tư vấn quen nếu có, và người làm chứng cho các khoản cho mượn. Ghi rõ ngày cập nhật ở đầu sổ để người đọc biết thông tin cũ hay mới.
Mật khẩu: vì sao không ghi trần và nên làm gì thay
Mật khẩu trong sổ là chìa khoá treo ngoài cửa. Một cuốn sổ ghi đủ tên ngân hàng, số tài khoản và mật khẩu là thứ kẻ gian mong nhất. Nó có thể bị lấy trộm, bị chụp ảnh lúc khách đến chơi, hoặc rơi vào tay người trong nhà có ý xấu. Hơn nữa, ngân hàng không cho phép người khác đăng nhập tài khoản của bạn; dùng mật khẩu của người đã mất để rút tiền có thể gây rắc rối pháp lý cho người thân.
Người thân không cần mật khẩu để nhận tài sản. Khi có biến cố, người có quyền làm việc với ngân hàng bằng giấy tờ: giấy chứng tử, giấy tờ chứng minh quan hệ, văn bản thừa kế, giấy uỷ quyền. Điều họ cần là biết tài khoản nào tồn tại, chứ không cần đăng nhập vào đó.
Dùng trình quản lý mật khẩu nếu muốn có lối vào khẩn cấp. Một số trình quản lý mật khẩu có tính năng truy cập khẩn cấp cho người được chỉ định, kèm thời gian chờ để chủ tài khoản có cơ hội từ chối. Đây là lựa chọn của người quen công nghệ; không bắt buộc, và vẫn phải đi kèm thủ tục chính thức với ngân hàng.
Mã PIN, mã OTP không bao giờ xuất hiện trong sổ. Đây là nguyên tắc không có ngoại lệ. Nếu bạn sợ quên mã PIN thẻ, hãy đổi sang một mã dễ nhớ với riêng mình, hoặc ra ngân hàng làm lại khi quên.
Cất ở đâu: bản giấy, bản số và nguyên tắc hai nơi
Một bản duy nhất dễ mất vì cháy, ngập, thất lạc khi chuyển nhà. Nguyên tắc chung là có hai bản ở hai nơi khác nhau, mỗi bản đều được bảo vệ.
- Bản giấy cất trong hộp có khoá hoặc hộp chống cháy, để ở chỗ khô ráo, cao hơn mặt sàn nếu nhà ở vùng hay ngập.
- Bản số lưu trong một tệp có đặt mật khẩu, để trong dịch vụ lưu trữ đám mây có bật xác thực hai lớp. Mật khẩu của tệp này là thứ duy nhất bạn cần nói riêng cho người được tin cậy.
- Bản gốc giấy tờ quan trọng (sổ đỏ, hợp đồng bảo hiểm, sổ tiết kiệm giấy) để riêng với cuốn sổ tay; sổ tay chỉ ghi nơi cất.
- Nếu gia đình có người thân ở thành phố khác, có thể gửi họ một phong bì niêm phong chứa bản sao sổ tay, ghi ngoài bì "chỉ mở khi cần".
- Không chụp ảnh sổ tay rồi để trong thư viện ảnh của điện thoại, nơi ảnh tự đồng bộ sang nhiều thiết bị và dễ bị gửi nhầm.
Nhà ở vùng bão lũ nên bọc bản giấy trong túi chống nước có khoá kéo trước khi cho vào hộp. Đây là chi phí nhỏ so với công sức đi làm lại giấy tờ sau một trận lụt.
Ai được biết và biết đến mức nào
Sổ tay chỉ có ích nếu có người biết nó tồn tại. Nhưng càng nhiều người biết, rủi ro càng lớn. Cách cân bằng phổ biến là chọn một hoặc hai người: thường là vợ hoặc chồng, cùng một người con đã trưởng thành hoặc một người thân đáng tin. Họ được biết sổ ở đâu và cách mở, nhưng không nhất thiết phải đọc nội dung khi mọi chuyện bình thường.
Với cặp vợ chồng, nên ngồi cùng nhau lập sổ một lần. Nhiều gia đình Việt Nam có thói quen một người "giữ tay hòm chìa khoá"; người kia hầu như không biết chi tiết. Đây chính là tình huống rủi ro nhất: khi người giữ tiền gặp chuyện, người còn lại bắt đầu từ con số không.
Với cha mẹ lớn tuổi, việc con cái đề nghị lập sổ đôi khi bị hiểu là "nhòm ngó tài sản". Cách mở lời nhẹ nhàng là bắt đầu bằng sổ của chính mình, cho bố mẹ xem mình làm thế nào, rồi đề nghị giúp bố mẹ làm tương tự để phòng khi ốm đau, không ai phải đi hỏi lung tung. Người được biết cũng cần hiểu rõ ranh giới: biết thông tin không có nghĩa là được tự ý dùng tiền. Quyền giao dịch thay chỉ có khi có giấy uỷ quyền hợp lệ hoặc thủ tục thừa kế, những việc cần hỏi ngân hàng và cơ quan có thẩm quyền.
Lập sổ trong một buổi tối: các bước cụ thể
Không cần làm hoàn hảo ngay lần đầu. Một bản chưa đủ nhưng có còn hơn không có bản nào. Có thể làm theo trình tự sau:
- Mở từng ứng dụng tài chính trên điện thoại và ghi tên dịch vụ. Danh sách ứng dụng đã cài là gợi ý tốt nhất về các tài khoản bạn đang có.
- Xem tin nhắn và thư điện tử của ba tháng gần nhất, tìm thông báo từ ngân hàng, công ty bảo hiểm, công ty tài chính để phát hiện tài khoản ít dùng.
- Mở ngăn kéo giấy tờ, ghi lại loại giấy, đứng tên ai, và nơi cất.
- Ghi các khoản vay, trả góp và ngày đến hạn; đây là phần người thân cần biết sớm nhất để tránh phạt.
- Viết trang liên hệ và ghi ngày lập sổ.
- Cất bản giấy, tạo bản số có mật khẩu, nói cho người được tin cậy biết sổ ở đâu.
- Đặt lịch xem lại mỗi năm một lần, hoặc ngay khi mở hay đóng một tài khoản, mua một hợp đồng bảo hiểm mới.
Nhiều người thấy bước 1 và 2 tự nó đã có giá trị: phát hiện một tài khoản cũ vẫn đang bị trừ phí thường niên, một hợp đồng bảo hiểm quên đóng phí, hay một gói dịch vụ đăng ký từ lâu không dùng.
Khi có chuyện: người thân dùng cuốn sổ thế nào
Cuốn sổ phát huy tác dụng vào lúc gia đình rối nhất. Vì vậy nên viết sẵn ở trang đầu một danh sách việc cần làm theo thứ tự, để người mở sổ không phải tự nghĩ. Một trình tự hợp lý khi người giữ tiền ốm nặng, mất tích liên lạc hoặc qua đời:
- Báo cho từng ngân hàng và ví điện tử qua tổng đài chính thức để khoá thẻ, tạm khoá dịch vụ trực tuyến, nhất là khi điện thoại của người đó bị thất lạc.
- Xem phần khoản vay và trả góp, liên hệ bên cho vay để hỏi cách xử lý kỳ đến hạn, tránh phát sinh lãi phạt và nợ quá hạn trong hồ sơ tín dụng.
- Liên hệ công ty bảo hiểm theo danh sách để hỏi quyền lợi có thể yêu cầu và giấy tờ cần chuẩn bị.
- Rà các khoản phí định kỳ, gói dịch vụ đăng ký tự động trừ tiền để dừng những khoản không còn cần.
- Gom bản gốc giấy tờ theo danh sách vào một chỗ, lập bản sao để làm việc với các nơi.
- Hỏi ngân hàng, công chứng viên hoặc luật sư về thủ tục uỷ quyền, giám hộ hay thừa kế phù hợp với tình huống.
Trình tự này không thay thế tư vấn pháp lý, nhưng giúp người thân không bỏ sót những việc có hạn, như khoản vay đến kỳ hay quyền lợi bảo hiểm cần yêu cầu trong thời gian nhất định.
Câu hỏi thường gặp
Có nên ghi số tài khoản đầy đủ vào sổ tay không?
Ghi bốn số cuối kèm tên ngân hàng và chi nhánh thường là đủ để người thân và ngân hàng tra ra tài khoản khi có giấy tờ hợp lệ. Số đầy đủ không nguy hiểm bằng mật khẩu, nhưng ghi ít hơn vẫn giảm rủi ro khi sổ bị lộ.
Nếu không biết người thân có những tài khoản nào thì có cách tra cứu không?
Người có quyền thừa kế hoặc đại diện hợp pháp có thể liên hệ từng ngân hàng với giấy tờ chứng minh để hỏi. Việc này mất thời gian vì phải hỏi từng nơi, và thủ tục cụ thể tuỳ ngân hàng. Đó chính là lý do nên lập sổ khi mọi người còn khoẻ.
Sổ tay tài chính có thay được di chúc không?
Không. Sổ tay chỉ liệt kê tài sản và nơi tìm thấy, không có giá trị phân chia tài sản. Muốn định đoạt tài sản sau khi mất, cần lập di chúc theo đúng hình thức pháp luật quy định; nên hỏi công chứng viên hoặc luật sư để làm đúng.
Bao lâu thì nên cập nhật sổ một lần?
Mỗi năm một lần là mức tối thiểu, chọn một mốc dễ nhớ như dịp cuối năm. Ngoài ra nên cập nhật ngay khi mở hoặc đóng tài khoản, vay mới, tất toán khoản vay, mua hoặc huỷ bảo hiểm, đổi số điện thoại đăng ký với ngân hàng.
Lưu bản số trên điện thoại có an toàn không?
An toàn hơn nếu tệp được đặt mật khẩu riêng, điện thoại có khoá màn hình mạnh, và dịch vụ lưu trữ bật xác thực hai lớp. Không nên để dạng ảnh chụp trong thư viện ảnh, vì ảnh dễ bị đồng bộ, chia sẻ nhầm hoặc lộ khi đưa máy cho người khác.
Người lớn tuổi không dùng điện thoại thông minh thì lập sổ thế nào?
Chỉ cần bản giấy viết tay, cất trong hộp có khoá, và một người con hoặc người thân tin cậy biết chỗ cất. Với người lớn tuổi, phần quan trọng nhất là danh sách sổ tiết kiệm, nơi để sổ, các khoản lương hưu hoặc trợ cấp nhận qua tài khoản nào.
