Khi được trả lương qua tài khoản, người lao động nên làm ba việc mỗi kỳ: đọc phiếu lương (bảng kê trả lương) để biết tổng thu nhập và từng khoản bị trừ, đối chiếu số tiền thực nhận trên tin nhắn ngân hàng với dòng cuối của phiếu, và lưu phiếu cùng sao kê. Chênh lệch dù nhỏ cũng nên hỏi bộ phận nhân sự ngay trong kỳ, vì để lâu thì khó đối chiếu.
Bộ luật Lao động 2019 cho phép trả lương bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản vào tài khoản đứng tên người lao động, và yêu cầu người sử dụng lao động thông báo bảng kê trả lương mỗi lần trả. Khi trả qua tài khoản, các khoản phí liên quan đến mở tài khoản và chuyển lương do người sử dụng lao động chịu theo quy định hiện hành. Bài này đi qua cách đọc phiếu lương, phép đối chiếu, các khoản khấu trừ hay gặp và việc cần làm khi lương về thiếu hay muộn. Chi tiết điều luật nên kiểm văn bản hiện hành.
Quy định chung về trả lương qua tài khoản
Theo Bộ luật Lao động 2019, hình thức trả lương (tiền mặt hay chuyển khoản) do hai bên thoả thuận, và nếu trả qua tài khoản thì tài khoản phải đứng tên chính người lao động, mở tại ngân hàng. Người sử dụng lao động không được ép người lao động nhận lương vào tài khoản của người khác, cũng không được giữ thẻ ATM của người lao động. Phí mở tài khoản và phí chuyển tiền lương là trách nhiệm của người sử dụng lao động.
Luật cũng yêu cầu mỗi lần trả lương, người sử dụng lao động phải thông báo bảng kê trả lương cho người lao động, trong đó ghi rõ tiền lương, tiền lương làm thêm giờ, làm việc ban đêm, nội dung và số tiền bị khấu trừ nếu có. Bảng kê có thể là phiếu giấy, thư điện tử hay thông báo trên ứng dụng nội bộ; điều quan trọng là bạn nhận được và có thể lưu lại.
Hai điểm thực tế nên biết. Thứ nhất, công ty có quyền chọn ngân hàng để thuận tiện chi lương hàng loạt, nhưng nếu bạn muốn nhận ở ngân hàng khác, có thể thoả thuận; nhiều công ty chấp nhận với điều kiện chuyển liên ngân hàng. Thứ hai, ngày trả lương phải theo thoả thuận trong hợp đồng hoặc quy chế, và việc trả chậm có những quy định riêng về nghĩa vụ của người sử dụng lao động. Khi có thắc mắc pháp lý cụ thể, nên tham khảo văn bản hiện hành hoặc hỏi công đoàn, cơ quan quản lý lao động.
Đọc phiếu lương: các dòng thường gặp
Phiếu lương mỗi công ty một kiểu, nhưng hầu hết có các nhóm dòng dưới đây. Hiểu từng dòng giúp bạn biết số tiền thực nhận đến từ đâu.
| Nhóm dòng | Thường gồm | Bạn nên kiểm gì |
|---|---|---|
| Lương cơ bản theo hợp đồng | Mức lương ghi trong hợp đồng, số ngày công chuẩn | Khớp hợp đồng và phụ lục mới nhất chưa |
| Ngày công thực tế | Số ngày làm, ngày nghỉ phép, nghỉ không lương | Đối chiếu với bảng chấm công của chính bạn |
| Phụ cấp, trợ cấp | Ăn trưa, xăng xe, điện thoại, chuyên cần, trách nhiệm | Có đủ các khoản đã thoả thuận không |
| Làm thêm giờ, ca đêm | Số giờ, hệ số, thành tiền | Số giờ có đúng giờ bạn ghi lại không |
| Thưởng | Thưởng doanh số, năng suất, thưởng tháng 13 (nếu có) | Có đúng cách tính đã công bố không |
| Khấu trừ bắt buộc | Phần bảo hiểm người lao động đóng, thuế thu nhập cá nhân (nếu có) | Căn cứ tính có hợp lý so với lương ghi trên hợp đồng không |
| Khấu trừ khác | Đoàn phí công đoàn, tạm ứng, bồi thường, phạt (nếu có) | Có văn bản hoặc thoả thuận làm căn cứ không |
| Thực nhận | Tổng thu nhập trừ tổng khấu trừ | Khớp đúng số tiền về tài khoản |
Nếu công ty chỉ gửi một con số "thực nhận" mà không có các dòng chi tiết, bạn có quyền đề nghị bảng kê đầy đủ. Đây không phải đòi hỏi quá mức mà là quyền được thông tin theo luật.
Phép đối chiếu mỗi kỳ lương trong năm phút
Thói quen đối chiếu nhanh giúp phát hiện sai sót ngay trong kỳ. Ví dụ giả định dưới đây chỉ để minh hoạ cách tính, các con số không phải mức lương hay tỷ lệ thật.
- Cộng thu nhập: giả định lương theo ngày công 9.000.000 đồng, phụ cấp 1.000.000 đồng, làm thêm 800.000 đồng; tổng thu nhập 10.800.000 đồng.
- Cộng khấu trừ: giả định phần bảo hiểm người lao động đóng 900.000 đồng, đoàn phí 50.000 đồng, tạm ứng giữa tháng 2.000.000 đồng; tổng khấu trừ 2.950.000 đồng.
- Tính thực nhận: 10.800.000 trừ 2.950.000 bằng 7.850.000 đồng.
- So với tin nhắn ngân hàng: nếu tài khoản nhận đúng 7.850.000 đồng, kỳ này khớp. Nếu nhận 7.750.000 đồng, có 100.000 đồng chưa giải thích được.
- Đánh dấu điểm cần hỏi: ghi rõ dòng nào bạn nghĩ sai, kèm bằng chứng (bảng chấm công tự ghi, tin nhắn duyệt làm thêm giờ).
Thói quen tự ghi chấm công, giờ làm thêm vào một ghi chú trên điện thoại là thứ bảo vệ bạn tốt nhất khi có chênh lệch. Phần lớn sai sót lương đến từ chấm công, không phải từ phép cộng trừ.
Khấu trừ nào hợp lệ, khấu trừ nào nên hỏi lại
Các khoản bắt buộc theo luật. Phần bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp người lao động phải đóng, và thuế thu nhập cá nhân khi thu nhập thuộc diện chịu thuế, được công ty khấu trừ và nộp thay. Bạn có thể kiểm phần bảo hiểm đã được nộp thật hay chưa trên ứng dụng VssID; phần thuế có thể kiểm qua cổng thuế điện tử của cá nhân.
Tạm ứng. Khoản bạn đã ứng trước trong kỳ được trừ lại. Nên giữ tin nhắn hoặc phiếu ứng tiền để đối chiếu.
Bồi thường thiệt hại. Luật cho phép khấu trừ lương để bồi thường thiệt hại do người lao động gây ra trong những trường hợp và giới hạn nhất định, theo quy trình xử lý. Khấu trừ kiểu này không thể là quyết định miệng của quản lý.
"Phạt" đi muộn, phạt sai quy trình bằng tiền. Pháp luật lao động Việt Nam không cho phép phạt tiền, cắt lương thay cho xử lý kỷ luật lao động. Đi muộn có thể bị trừ phần thời gian không làm việc, nhưng một khoản "phạt" cố định là điều nên hỏi lại hoặc phản ánh với công đoàn.
Khoản thu "tự nguyện" bị trừ thẳng. Quỹ liên hoan, quỹ từ thiện, mua đồng phục... nếu bạn không đồng ý bằng văn bản thì không nên bị trừ vào lương. Hỏi bộ phận nhân sự căn cứ trừ.
Lương về muộn, về thiếu: làm gì và theo thứ tự nào
Khi lương chưa về đúng ngày, việc đầu tiên là phân biệt chậm do ngân hàng hay chậm do công ty. Nếu đồng nghiệp cùng ngân hàng đã nhận còn bạn chưa, có thể tài khoản của bạn có vấn đề (bị khoá, sai thông tin, chưa cập nhật căn cước). Nếu cả phòng chưa nhận, nhiều khả năng công ty chưa chuyển. Hỏi bộ phận kế toán hoặc nhân sự để biết lệnh chi đã được lập chưa và lập lúc nào.
Nếu lương về thiếu, gửi câu hỏi bằng văn bản (thư điện tử, tin nhắn trong hệ thống nội bộ) cho bộ phận nhân sự, ghi rõ kỳ lương, dòng nghi sai và bằng chứng kèm theo. Văn bản giúp vấn đề được ghi nhận, tránh câu trả lời miệng "để tháng sau bù" rồi quên. Đa số trường hợp được giải quyết ở bước này.
Nếu công ty chậm trả kéo dài hoặc từ chối giải thích, bạn có thể nhờ tổ chức công đoàn tại doanh nghiệp, sau đó là cơ quan quản lý nhà nước về lao động ở địa phương. Các bước tranh chấp lao động chính thức có trình tự riêng, thường cần hoà giải trước. Trong suốt quá trình, sao kê ngân hàng và phiếu lương là hai chứng cứ quan trọng nhất cho thấy bạn được trả bao nhiêu và lẽ ra được trả bao nhiêu.
Lưu chứng từ lương sao cho dùng được khi cần
Chứng từ lương không chỉ để kiểm từng tháng. Bạn sẽ cần chúng khi vay ngân hàng, làm hồ sơ quyết toán thuế, chứng minh thu nhập khi xin thị thực, hoặc khi có tranh chấp. Một hệ thống lưu đơn giản:
- Một thư mục riêng (trên điện thoại, máy tính hoặc dịch vụ lưu trữ đám mây) đặt tên theo năm, mỗi tháng một tệp phiếu lương.
- Mỗi quý tải sao kê tài khoản nhận lương từ ứng dụng ngân hàng, lưu cùng thư mục.
- Lưu hợp đồng lao động, các phụ lục điều chỉnh lương, quyết định tăng lương.
- Ghi chú tự chấm công và giờ làm thêm, nhất là ở nơi làm ca.
- Khi nghỉ việc, đề nghị công ty cung cấp xác nhận thu nhập và chứng từ khấu trừ thuế để quyết toán.
- Khi đổi tài khoản nhận lương, báo bộ phận nhân sự bằng văn bản và chỉ đóng tài khoản cũ sau khi đã nhận ít nhất một kỳ vào tài khoản mới.
Nếu tài khoản nhận lương bị ngân hàng phong toả vì một giao dịch đáng ngờ không liên quan đến lương, hãy báo công ty sớm để tạm chi qua cách khác và làm việc với ngân hàng để giải toả, kèm bằng chứng nguồn tiền hợp pháp.
Câu hỏi thường gặp
Công ty có được bắt mở tài khoản ở một ngân hàng nhất định không?
Công ty có thể đề nghị ngân hàng để tiện chi lương, và phải chịu phí mở tài khoản, chuyển lương. Tuy nhiên hình thức trả lương do hai bên thoả thuận; nếu bạn muốn nhận ở ngân hàng khác, nên trao đổi với bộ phận nhân sự. Công ty không được giữ thẻ hay mật khẩu tài khoản của bạn.
Không nhận được phiếu lương thì có quyền đòi không?
Có. Bộ luật Lao động yêu cầu người sử dụng lao động thông báo bảng kê trả lương mỗi lần trả, nêu rõ tiền lương, làm thêm giờ và các khoản khấu trừ. Bạn có thể đề nghị bằng văn bản để được gửi phiếu lương đầy đủ.
Làm sao biết phần bảo hiểm bị trừ lương đã được công ty đóng thật?
Bạn đăng nhập ứng dụng VssID để xem quá trình đóng theo từng tháng và đơn vị đóng. Nếu tháng nào lương có trừ bảo hiểm mà quá trình đóng không ghi nhận, hãy hỏi công ty và liên hệ cơ quan bảo hiểm xã hội.
Lương về tài khoản rồi bị ngân hàng trừ nợ vay tự động thì sao?
Nếu bạn đã ký thoả thuận trích nợ tự động từ tài khoản đó, ngân hàng trừ theo thoả thuận. Muốn giữ lương để chi tiêu, có thể đổi tài khoản nhận lương hoặc đổi tài khoản trích nợ, nhưng vẫn phải trả nợ đúng hạn.
Người lao động thời vụ, làm theo ngày có được trả lương qua tài khoản không?
Có, nếu hai bên thoả thuận. Với công việc ngắn ngày, chuyển khoản còn giúp có dấu vết thu nhập, hữu ích khi cần chứng minh thu nhập. Nên yêu cầu ghi nội dung chuyển khoản rõ tên công việc và kỳ trả.
Lương bị chuyển nhầm vào tài khoản cũ đã đóng thì xử lý thế nào?
Khoản chuyển vào tài khoản đã đóng thường bị ngân hàng trả lại cho công ty. Báo bộ phận nhân sự cập nhật tài khoản mới và đề nghị chuyển lại; nếu sau vài ngày không thấy tiền hoàn, công ty có thể đề nghị ngân hàng tra soát.
