Bán hàng online là hoạt động kinh doanh, nên cá nhân bán hàng online có nghĩa vụ thuế giống như người bán ở chợ hay cửa hàng, nếu doanh thu năm vượt ngưỡng không phải nộp thuế theo quy định hiện hành. Bán qua mạng không làm nghĩa vụ nhẹ đi hay nặng thêm; điều thay đổi là ai đứng ra khấu trừ và nộp.
Từ 01/7/2025, Nghị định 117/2025/NĐ-CP giao các sàn thương mại điện tử và nền tảng số có chức năng thanh toán khấu trừ, nộp thay thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân trên từng giao dịch hoàn tất của hộ, cá nhân kinh doanh. Bán qua mạng xã hội, website riêng, nhận chuyển khoản trực tiếp thì không có ai làm hộ: người bán tự kê khai. Từ 01/01/2026, hộ kinh doanh không còn nộp thuế khoán mà chuyển sang tự kê khai.
Bài này giải thích cơ chế, chỉ ra chỗ người bán hay hiểu sai, và liệt kê giấy tờ cần giữ. Mức thuế suất, ngưỡng doanh thu và thời hạn khai được điều chỉnh liên tục trong 2025–2026, nên mọi con số cụ thể bạn cần đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan thuế quản lý nơi bạn cư trú.
Những khái niệm cần nắm trước khi bàn chuyện nộp bao nhiêu
Doanh thu, không phải lãi. Thuế của hộ, cá nhân kinh doanh theo phương pháp phổ biến được tính trên doanh thu, tức tổng tiền bán hàng, chứ không phải tiền lãi sau khi trừ giá vốn. Người mới bán hay tính "mình lời có chút xíu" rồi kết luận không phải nộp, đó là nhầm thước đo.
Ngưỡng không phải nộp thuế. Luật cho phép doanh thu năm dưới một ngưỡng nhất định không phải nộp thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân. Ngưỡng này đã được nâng qua các lần sửa luật 2024–2026 và có thể còn được Chính phủ điều chỉnh; đừng dựa vào con số đọc trên mạng xã hội, hãy kiểm văn bản hiện hành.
Ngưỡng tính trên tổng các kênh. Bán trên hai sàn, một trang mạng xã hội và nhận chuyển khoản trực tiếp thì doanh thu được cộng chung để so với ngưỡng, không tính riêng từng kênh.
Thuế khoán đã bị bỏ. Trước đây nhiều hộ nộp một mức khoán cố định do cơ quan thuế ấn định. Theo Nghị quyết 198/2025/QH15, từ 01/01/2026 hình thức này chấm dứt, hộ kinh doanh tự kê khai, tự tính, tự nộp, kèm theo yêu cầu sổ sách và hoá đơn phù hợp với quy mô.
Khấu trừ thay không phải thuế mới. Khi sàn khấu trừ, đó vẫn là thuế của người bán, chỉ thu qua một trạm trung gian. Số đã khấu trừ được tính là bạn đã nộp.
Sàn khấu trừ thay vận hành thế nào theo Nghị định 117/2025
Ý tưởng của cơ chế khá đơn giản: sàn là nơi tiền của người mua đi qua trước khi về người bán, nên sàn có đủ dữ liệu để tính thuế cho từng đơn. Khi một giao dịch hoàn tất, sàn giữ lại một phần tương ứng thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân theo tỷ lệ áp cho nhóm ngành hàng, chuyển phần còn lại cho người bán, rồi kê khai và nộp phần đã giữ vào ngân sách theo định kỳ.
Nghị định áp dụng cho tổ chức quản lý sàn thương mại điện tử và nền tảng số có chức năng thanh toán, gồm cả tổ chức trong nước và nước ngoài. Sàn không có chức năng thanh toán, nơi người mua chuyển tiền thẳng cho người bán, không khấu trừ được; khi đó họ chủ yếu có nghĩa vụ cung cấp thông tin người bán và doanh thu cho cơ quan thuế. Theo báo chí đưa tin, đến tháng 8/2025 cơ quan thuế đã phát hành sổ tay hướng dẫn cho người bán trên nền tảng số.
Hai chi tiết thực tế đáng chú ý. Thứ nhất, đơn bị huỷ, bị trả hàng thì phần thuế đã khấu trừ được sàn bù trừ vào các đơn sau theo quy định, nên bạn không cần làm thủ tục đòi lại cho từng đơn. Thứ hai, cá nhân bán hàng có doanh thu dưới ngưỡng có thể bị khấu trừ trước rồi mới được xác định lại; hãy tìm hiểu thủ tục đề nghị không khấu trừ hoặc hoàn trên chính sàn và trong hướng dẫn của cơ quan thuế.
Bán qua sàn, mạng xã hội hay website riêng: nghĩa vụ khác nhau ở đâu
Phần lớn người bán nhỏ dùng nhiều kênh cùng lúc. Bảng sau so sánh ở mức nguyên lý, giúp bạn biết phần nào đã có người làm, phần nào phải tự làm.
| Kênh bán | Tiền đi qua đâu | Ai khấu trừ, nộp | Việc người bán phải tự làm |
|---|---|---|---|
| Sàn thương mại điện tử có thanh toán | Ví, cổng thanh toán của sàn | Sàn khấu trừ, nộp thay trên từng giao dịch hoàn tất | Lưu chứng từ khấu trừ, cộng doanh thu với kênh khác, kiểm ngưỡng |
| Nền tảng video, livestream có giỏ hàng | Thường qua cổng thanh toán của nền tảng | Nền tảng thuộc diện thì khấu trừ thay | Như trên, cộng thêm thu nhập quảng cáo nếu có |
| Mạng xã hội, nhóm chat, nhận chuyển khoản | Thẳng vào tài khoản của bạn | Không ai | Tự kê khai toàn bộ doanh thu |
| Website riêng gắn cổng thanh toán | Cổng thanh toán rồi về tài khoản bạn | Cổng thanh toán không phải bên khấu trừ thuế cho bạn | Tự kê khai, xuất hoá đơn khi khách yêu cầu hoặc khi luật đòi |
| Giao hàng thu tiền hộ (COD) | Đơn vị vận chuyển thu rồi chuyển lại | Đơn vị vận chuyển không khấu trừ thuế bán hàng | Đối chiếu bảng kê COD với sổ bán hàng |
Chỗ dễ sai nhất là người bán chỉ nhìn phần doanh thu trên sàn, tưởng sàn đã lo hết, rồi quên doanh thu nhận chuyển khoản qua tin nhắn. Khi cơ quan thuế ghép dữ liệu, phần thiếu đó lộ ra ngay.
Đơn huỷ, hàng hoàn, phí sàn: doanh thu tính trên con số nào
Người bán thường thấy ba con số trên trang quản lý: giá trị đơn hàng, số tiền sau khi trừ phí và chiết khấu, và số tiền thực về tài khoản ngân hàng. Doanh thu tính thuế về nguyên tắc là giá bán hàng hoá, dịch vụ mà bạn thu từ người mua, gồm cả các khoản phụ thu bạn được hưởng. Phí sàn, phí thanh toán, phí quảng cáo trên sàn là chi phí của bạn, không được trừ ra khỏi doanh thu khi tính thuế theo phương pháp tính trên doanh thu.
Mã giảm giá cần tách hai loại. Mã do chính bạn tài trợ làm giá bán thực tế thấp đi; mã do sàn tài trợ thì người mua trả ít hơn nhưng sàn bù lại cho bạn, doanh thu của bạn gần như không đổi. Cách sàn hạch toán và khấu trừ trên từng loại mã có thể khác nhau; bảng đối soát chi tiết của sàn là nơi bạn đọc ra điều đó.
Với đơn huỷ và hàng trả, doanh thu bị giảm tương ứng và thuế đã khấu trừ được bù trừ. Nếu bạn tự kê khai cho kênh ngoài sàn, hãy ghi lại đơn trả hàng có kèm bằng chứng hoàn tiền cho khách, để giải thích vì sao doanh thu khai thấp hơn tổng tiền từng vào tài khoản.
Một ví dụ giả định: trong tháng bạn có đơn hàng tổng giá trị 50 triệu đồng trên sàn, trong đó 3 triệu là đơn bị trả; sàn thu 6 triệu phí các loại. Doanh thu làm căn cứ là phần đơn hoàn tất, khoảng 47 triệu, chứ không phải 41 triệu tiền về tài khoản.
Bộ hồ sơ người bán online nên giữ
Không ai thích sổ sách, nhưng từ khi bỏ thuế khoán, sổ sách tối thiểu là thứ giúp bạn khai đúng và giải trình nhanh. Danh mục dưới là mức tối thiểu cho người bán nhỏ.
- Bảng đối soát hàng tháng tải từ từng sàn, gồm cả chứng từ khấu trừ thuế nếu sàn phát hành.
- Sao kê tài khoản nhận tiền bán hàng, tốt nhất là một tài khoản riêng chỉ dùng cho việc bán.
- Sổ bán hàng cho kênh ngoài sàn: ngày, khách, mặt hàng, số tiền, hình thức thanh toán; có thể là bảng tính đơn giản.
- Bằng chứng hoàn tiền, trả hàng cho khách: ảnh màn hình giao dịch hoàn, tin nhắn thoả thuận.
- Hoá đơn, chứng từ nhập hàng nếu bạn mua để bán lại; cần cho việc chứng minh nguồn gốc hàng và khi áp phương pháp có tính chi phí.
- Bảng kê thu hộ COD của đơn vị vận chuyển.
- Tờ khai và chứng từ nộp thuế đã thực hiện, lưu theo năm.
Tách tài khoản bán hàng khỏi tài khoản cá nhân làm việc đối chiếu nhẹ đi rất nhiều: tiền biếu, tiền vay mượn của gia đình không còn trộn với tiền bán hàng, và bạn không phải giải thích từng khoản khi bị hỏi.
Sai lầm thường gặp và cách tránh
Chia nhỏ doanh thu qua nhiều tài khoản người thân. Ngoài việc làm sổ sách rối, cách này có thể bị xem là che giấu doanh thu. Dữ liệu sàn gắn với người bán đăng ký, còn dữ liệu ngân hàng gắn với tài khoản định danh; ghép lại không khó.
Tưởng bán hàng xách tay, hàng cũ không phải khai. Bán đồ cũ của chính mình một vài lần khác với nhập hàng về bán thường xuyên. Khi việc mua để bán lại thành đều đặn, đó là kinh doanh, kéo theo cả nghĩa vụ chứng minh nguồn gốc hàng hoá.
Bỏ qua hoá đơn khi khách doanh nghiệp yêu cầu. Khách là công ty cần hoá đơn để hạch toán. Không xuất được thì mất khách hoặc phải bán qua trung gian. Hộ kinh doanh có quy mô nhất định có thể dùng hoá đơn điện tử theo quy định.
Đợi cơ quan thuế gọi mới tính. Dữ liệu từ sàn được chuyển cho cơ quan thuế định kỳ. Chủ động khai đúng ngay từ đầu rẻ hơn rất nhiều so với khai bổ sung kèm tiền chậm nộp.
Nhầm tiền về ví sàn với tiền đã nhận. Nhiều sàn giữ tiền trong ví người bán một thời gian rồi mới cho rút. Doanh thu được ghi nhận theo giao dịch hoàn tất, không theo ngày bạn rút về ngân hàng; lấy sổ đối soát của sàn làm gốc, đừng lấy sao kê ngân hàng làm gốc cho phần bán trên sàn.
Không tính đến tiền quảng cáo, livestream đi kèm. Người bán kiêm làm nội dung thường có thêm tiền quà livestream, hoa hồng tiếp thị liên kết. Đó là những dòng thu nhập khác, có cách khấu trừ khác, nên cần ghi riêng thay vì gộp vào doanh thu bán hàng.
Câu hỏi thường gặp
Bán hàng trên sàn đã bị khấu trừ thuế thì còn phải khai gì nữa không?
Nếu bạn chỉ bán trên sàn có chức năng thanh toán và sàn đã khấu trừ, nộp thay đầy đủ thì phần việc còn lại chủ yếu là lưu chứng từ. Nhưng nếu bạn còn bán qua kênh khác hoặc cần tính lại theo ngưỡng cả năm, bạn vẫn phải tổng hợp và khai theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
Doanh thu dưới ngưỡng mà sàn vẫn khấu trừ thì có đòi lại được không?
Hướng dẫn hiện hành có cơ chế để cá nhân doanh thu thấp đề nghị không bị khấu trừ hoặc xử lý số đã khấu trừ, nhưng thủ tục cụ thể thay đổi theo từng giai đoạn. Bạn nên xem mục thuế trên trang người bán của sàn và hỏi cơ quan thuế quản lý để làm đúng mẫu.
Bán hàng qua mạng xã hội không có sàn thì cơ quan thuế biết bằng cách nào?
Cơ quan thuế có thể dùng dữ liệu từ ngân hàng, đơn vị vận chuyển, nền tảng quảng cáo và các nguồn khác theo quy định để đối chiếu. Dù vậy, điều quyết định là nghĩa vụ của bạn phát sinh khi có doanh thu, không phụ thuộc vào việc có bị phát hiện hay không.
Có cần đăng ký hộ kinh doanh mới được bán hàng online không?
Bán lẻ tẻ, quy mô nhỏ thì nhiều người vẫn khai thuế với tư cách cá nhân kinh doanh. Khi bán thường xuyên, có kho hàng, thuê người hoặc cần xuất hoá đơn, đăng ký hộ kinh doanh giúp mọi việc rõ ràng hơn. Điều kiện bắt buộc đăng ký nên kiểm theo quy định hiện hành.
Tiền ship khách trả có tính vào doanh thu không?
Nếu bạn thu tiền ship rồi tự trả cho đơn vị vận chuyển và khoản này nằm trong giá bạn bán cho khách, nó thường được coi là một phần doanh thu. Nếu người mua trả thẳng cho đơn vị vận chuyển theo hợp đồng của họ thì không đi qua doanh thu của bạn. Đối soát của sàn thường tách rõ hai trường hợp.
Bán hàng online hộ người khác hưởng hoa hồng thì khai thế nào?
Bạn là đại lý hoặc cộng tác viên hưởng hoa hồng, thu nhập của bạn là phần hoa hồng chứ không phải toàn bộ giá trị đơn. Bên giao hàng cho bạn bán, nếu là tổ chức, thường khấu trừ thuế khi trả hoa hồng; nếu là cá nhân thì bạn nên tự kê khai phần hoa hồng nhận được.
